מיזוג דואר מאקסל לוורד: מכתבים ומדבקות

מיזוג דואר יוצר מכתב אישי לכל שורה ברשימה: אותו נוסח, עם השם והכתובת של כל נמען. הרשימה נמצאת באקסל, והמכתב נכתב בוורד. באותה דרך מדפיסים מעטפות ומדבקות כתובת.

שלב 1: הרשימה באקסל

• שורה ראשונה אחת של כותרות. הכותרות הן שמות השדות שיופיעו בוורד.
• שורה לכל נמען, בלי שורות ריקות ובלי שורת סיכום.
• שומרים את הקובץ וסוגרים אותו.

שלב 2: המכתב בוורד

1. פותחים מסמך חדש בוורד, ובכרטיסייה דברי דואר לוחצים התחל מיזוג דואר ובוחרים מכתבים.
2. בחר נמענים ← רשימה קיימת, ובוחרים את קובץ האקסל ואת הגיליון.
3. כותבים את המכתב. בכל מקום שבו צריך פרט אישי לוחצים הוסף שדה מיזוג ובוחרים את העמודה, למשל ״שם״.
4. הצג תצוגה מקדימה של תוצאות מראה את המכתב עם הנתונים, והחצים עוברים מנמען לנמען.
5. סיים ומזג: מדפיסים, או יוצרים מסמך עם כל המכתבים כדי לתקן מכתב מסוים לפני ההדפסה.

מדבקות כתובת

אותו תהליך, עם שני הבדלים. בהתחל מיזוג דואר בוחרים תוויות, ובוחרים את סוג גיליון המדבקות לפי המספר שעל האריזה. ממלאים רק את המדבקה הראשונה עם שדות המיזוג, ולוחצים עדכן תוויות כדי להעתיק אותה לכל המדבקות בדף.

טעויות נפוצות

• מספרים ותאריכים בעיצוב אחר. וורד לא תמיד לוקח את העיצוב מאקסל: 1500 מופיע בלי פסיק, ותאריך בסדר אחר. הדרך הפשוטה: עמודה באקסל עם TEXT, למשל =TEXT(C2,"dd/mm/yyyy"), ובוורד משתמשים בה.
• הקובץ פתוח באקסל. לפעמים וורד לא מצליח לקרוא רשימה שפתוחה. סוגרים אותה באקסל.

עם Copilot (קופיילוט)

באקסל 365 אפשר לבקש את זה מ‑Copilot במילים: ״הכן את רשימת הלקוחות כך שתתאים למיזוג דואר בוורד״. Copilot עונה במילים; כדאי לבדוק שיש שורת כותרות אחת ושאין שורות ריקות בטבלה.

יש לכם שאלה על הנתונים שלכם? שאלו את ChatGPT על מיזוג דואר. את התשובה כדאי לבדוק מול הדוגמאות שכאן.

ערכים קשורים: העברה מאקסל ל‑Word · הפונקציה TEXT · טבלה נכונה באקסל