מבנה חוקי של טבלאות באקסל

חלק נכבד מפעולות האקסל משמשות אותנו בניהול טבלאות ומסדי נתונים.

אמנם אקסל אינה תוכנה הבנויה כמסד נתונים "טהור" (כגון אקסס), אך ניתן לנהל בעזרתה נתונים למטרות שונות שוטפות.

מסד נתונים – הנו רשימה המוגדרת כטבלה הכוללת מידע מסודר.

הטבלה צריכה לעמוד ב 3 קריטריונים על מנת להקרא מסד נתונים חוקי:

1. הטבלה חייבת להיות רציפה מבחינת הנתונים שבה, ללא שורות רווח או עמודות רווח באמצע הטבלה
2. לטבלה חייבת להיות שורת כותרת אחת.
3. אסור שיצמדו לתחתית הטבלה או מעל הטבלה נתונים שלא שייכים אליה, כגון סיכומים. (אם רוצים לסכם את טורי הטבלה בתחתית הטבלה, יש להשאיר לפחות שורת רווח אחת בין הטבלה לנוסחת הסיכום או לנוסחה אחרת).

בדוגמת הטבלה שלהלן :

• כל שורה מהווה רשומה אחת עבור כל עובד.
• לכל עמודה יש כותרת המייצגת את שמות השדות.
• לכל נושא יש עמודה משלו.
• הכותרת הראשית של הטבלה ושורת הסיכום בתחתית הטבלה מופרדות מהטבלה ע"י שורות רווח, כלומר שום נתון אינו גובל בטבלה עצמה.

כללים לבניית טבלאות/מסדי נתונים

• יש להקפיד להקליד כותרות שורה או כותרות עמודות, בשורה הראשונה של הרשימה.
• יש להקצות שורה אחד בלבד, עבור הכותרות.
• יש להקפיד על כך, שמראה כותרות השדות יהיה שונה משאר הרשימה. יש לעצב את הכותרות כך שאקסל תבחין שהן אמנם כותרות שדות.
• יש להקפיד על כך שהשורה מתחת לשורת הכותרות תהיה שורת הנתונים הראשונה.
• אין להקליד נתונים בשורה שמתחת לרשימה – יש צורך להשאיר רווח של שורה ריקה.
• כאשר צריך להוסיף נתונים חדשים בתוך אותו הגיליון, מחוץ לרשימה, יש להפריד ביניהם בשורה ריקה או בעמודה ריקה.
• ניתן לסמן את הטווח הטבלאי במהירות ע"י צירוף המקשים CRTL A כאשר ניצבים בתוך הטבלה.