אנשי קשר עוברים בין אקסל לבין אאוטלוק או ג׳ימייל דרך קובץ CSV: קובץ טקסט פשוט שבו כל איש קשר הוא שורה, והעמודות מופרדות בפסיקים. אקסל פותח אותו ושומר אותו, ותוכנות הדואר מייבאות ומייצאות אותו.
הכלל החשוב: מתחילים בייצוא
הדרך הבטוחה ביותר היא לייצא קודם את אנשי הקשר הקיימים לקובץ, להוסיף בו שורות באקסל, ולייבא אותו בחזרה. כך הכותרות של העמודות כבר בדיוק בשמות שתוכנת הדואר מכירה.
מאאוטלוק לאקסל
- באאוטלוק הקלאסי: קובץ ← פתח וייצא ← ייבוא/ייצוא.
- באשף בוחרים ייצוא לקובץ, ואת הסוג ״ערכים מופרדים באמצעות פסיקים״.
- בוחרים את התיקייה אנשי קשר ואת המקום לשמירה, ומסיימים.
- פותחים את הקובץ באקסל: שורת כותרות כמו שם פרטי, שם משפחה ודואר אלקטרוני, ושורה לכל איש קשר.
מאקסל לאאוטלוק
- באקסל: שורת כותרות אחת, איש קשר בכל שורה, בלי שורות ריקות. שומרים בקובץ ← שמירה בשם, וסוג הקובץ CSV.
- באאוטלוק: אותו אשף, והפעם ייבוא מתוך תוכנית או קובץ, ״ערכים מופרדים באמצעות פסיקים״, ובוחרים את הקובץ.
- בוחרים מה לעשות בכפילויות. האפשרות הבטוחה היא לא לייבא פריטים כפולים.
- בוחרים את התיקייה אנשי קשר, ובודקים במיפוי השדות שכל עמודה באקסל מתאימה לשדה הנכון באאוטלוק.
ג׳ימייל
באנשי הקשר של גוגל יש לחצנים של ייבוא וייצוא. הייצוא נותן קובץ CSV שנפתח באקסל, והייבוא מקבל קובץ CSV ששמרתם מאקסל. גם כאן כדאי להתחיל מייצוא, כדי לקבל את הכותרות הנכונות.
טעות נפוצה
עברית שהופכת לסימנים משונים. קובץ CSV שנשמר בקידוד הלא נכון מציג ג׳יבריש במקום עברית. באקסל בוחרים בשמירה את הסוג ״CSV UTF‑8״, שבו העברית נשמרת.
עם Copilot (קופיילוט)
באקסל 365 אפשר לבקש את זה מ‑Copilot במילים: ״איך מכינים את רשימת אנשי הקשר הזאת כך שאפשר יהיה לייבא אותה לאאוטלוק?״. Copilot עונה במילים; כדאי לבדוק שיש שורת כותרות אחת ושכל איש קשר בשורה משלו.
שאלות נפוצות
איך מייבאים אנשי קשר מאקסל לאאוטלוק?
שומרים את הרשימה באקסל כ‑CSV, ובאאוטלוק: קובץ ← פתח וייצא ← ייבוא/ייצוא ← ייבוא מתוך קובץ.
איך מייצאים אנשי קשר לאקסל?
מאאוטלוק או מאנשי הקשר של גוגל מייצאים קובץ CSV, ופותחים אותו באקסל.
למה העברית בקובץ נראית כמו ג׳יבריש?
בגלל הקידוד. שומרים מאקסל כ‑CSV UTF‑8.
הסרטון של יוצר אחר, באאוטלוק 2016. האשף נמצא באותו מקום גם באאוטלוק הקלאסי של Microsoft 365.
יש לכם שאלה על הנתונים שלכם? שאלו את ChatGPT על יבוא אנשי קשר. את התשובה כדאי לבדוק מול הדוגמאות שכאן.