סינון מתקדם באקסל
בכלי סינון רגיל טמונה עוצמה רבה בסינון רשמות הגיליון, אך עדיין קיימים מצבים בהם יש להפעיל שיטות מתקדמות יותר לסינון נתונים. למשל כאשר ברצוננו לסנן רשומות לפי תוצאת חישוב של אחד השדות או לפי 2 קריטריונים שאולי מתקיימים (כמו הפונקציה הלוגית OR).
במקרים כאלה יש להפעיל את השיטות לסינון מתקדם באקסל.
- תחילה עלינו ליצור "טווח קריטריון" (Criteria Range) בתוך הגיליון.
- טווח זה אינו חלק מהרשימה, אלא אזור נפרד המשמש לבניית הקריטריונים.
- בד"כ ממקמים טווח קריטריון זה לפני הרשימה אך ניתן גם למקמו אחריה ואפילו בגיליון אחר
- בתוך הטווח, כל עמודה מחושבת לפי הערך הלוגי AND וכל שורה מחושבת לפי הערך הלוגי OR.
יצירת קריטריון
- יש להעתיק את הכותרת לטבלה לאיזור הקריטריונים, להגדיר קריטריונים רצויים
- בטווח קריטריון, מתחת לכותרת השדה הרצויה יש לקלוט את התנאי הדרוש להצגת הרשומות ברשימה.
- עבור שדה מחרוזת ניתן לעשות שימוש בתווים כלליים: * ?
- עבור שדה נומרי ניתן להשתמש באופרטורים:
- גדול מ > גדול שווה =>
- קטן מ < קטן שווה =< שונה <>
דוגמאות לקריטריונים
זו הטבלה המקורית
וכך נראה הקריטריון
המורכב מכותרות הטבלה המקורית ומהמילים שנרצה לסנן לפיהן
בדוגמא זו נרצה את כל המכירות של מוצר 2 ואת כל המכירות של סוכן א
גם אם סוכן א' לא מכר מוצר 2
זו התוצאה שנקבל עם קריטריונים אלו (שימו לב הנתונים לא נרשמו באותו השורה, כלומר נרצה את כל מוצר 2 ואת כל סוכן א
לדוגמא קריטריונים אחרים, לפי תאריכים
נרצה את כל המכירות בין תאריכים מסויימים,
ניתן לכתוב שוב את הכותרת עם קריטריון נוסף
לדוגמא כל התאריכים במרץ 18
שימו לב שרשמנו פעמיים את אותו התאריך והקריטריונים באותה השורה, כלומר הם הם חייבים להיות בתוך הטווח הזה
זו תהיה התוצאה
הפעלת הקריטריונים
יש לבחור תא אחד מתוך רשימת הנתונים.
נבחר מלשונית "נתונים" ליד הפקודה "סנן". נבחר "סינון מתקדם"
תופיע תיבת דו שיח:
השדה טווח רשימה כולל את טווח נתוני הטבלה (משום שאקסל שחזרה את היקף טבלת הנתונים לפי תא המוצא). אקסל גם איתרה את טווח הקריטריונים .
טווח הקריטריונים – האיזור בו רשמנו את כותרות הטבלה והקריטריונים המבוקשים
העתק למקור אחר, כדי שהתוצאה תהיה טבלה שהועתקה למקום אחר
לאחר לחיצה על אישור , אקסל מסננת את הנתונים ע"פ הקריטריונים ומציגה אותם על המסך.
ניתן להציג את הסינון במקום אחר – לא בתוך הטבלה ולשם כך יש לסמן את המיקום בשאלה השלישית והאחרונה.
הצגת כל הנתונים
במידה וסיננו בתוך הטבלה, יש לחזור ולהציג את כל הנתונים:
לחזור לתפריט "נתונים"
לבחור בפקודה "סנן" ולבחור בפקודה "נקה"
זוהי תמונת הסינון עם הטבלה, הקריטריונים ותיבת הדוח שיח של הסינון המתקדם
ביקשנו את כל המכירות הגדולות מ 700 והקטנות מ 1000
וזו התוצאה
שימוש בסינון מתקדם כדי להוציא רשימות יחודיות בלבד
- יש לסמן את העמודה המבוקשת,
- להפעיל את הסינון המתקדם, אין צורך בהצבת קריטריונים,
- לסמן רשימות ייחודיות בלבד
- ולהעתיק למקום אחר.